Ce que nous recueillons, pourquoi, combien de temps, et ce que vous pouvez exiger.
Roots Inc · Version v2 — août 2026
La présente politique a pour objet d'informer les personnes concernées des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Roots Inc dans le cadre de l'exploitation du site et de l'application Mi Roots, conformément à la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin, telle que modifiée, et, lorsqu'il trouve à s'appliquer, au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
Elle s'applique à toute personne qui passe commande, effectue une réservation, adresse une demande d'événement ou sollicite la remise d'une facture par l'intermédiaire de ces services.
Les mentions d'information délivrées au moment de la collecte présentent, sous une forme abrégée, les éléments essentiels de chaque traitement. La présente politique en constitue le second niveau d'information : elle développe ce que ces mentions énoncent et doit être lue conjointement avec elles.
Le responsable du traitement est Roots Inc, établissement individuel, dont le siège est situé 1526 N, Missékplé Ste-Rita, 10e arrondissement, Cotonou, République du Bénin, immatriculé au Registre du commerce et du crédit mobilier sous le numéro RB/COT/23 A 93585, identifiant fiscal unique n° 0202345789483.
Point de contact pour toute question relative aux données à caractère personnel : contact@roots.bj.
Roots Inc n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Les demandes des personnes concernées sont traitées à l'adresse ci-dessus.
Roots Inc ne collecte que les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies. Aucune donnée sensible au sens de l'article 391 du Code du numérique n'est collectée. Aucun profilage ni aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est mis en œuvre.
Lorsqu'un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, à l'adresse contact@roots.bj. Le retrait ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant qu'il n'intervienne, et demeure sans effet sur les traitements fondés sur une autre base légale, notamment ceux qui procèdent d'une obligation légale.
Les données ne font l'objet d'aucune cession, location ni communication à des tiers à des fins commerciales.
Personnels habilités. Les données sont accessibles aux seuls membres de Roots Inc habilités à raison de leurs fonctions, dans la limite de ce que celles-ci requièrent.
Sous-traitants. Interviennent pour le compte et sur instruction de Roots Inc, dans les conditions de l'article 424 du Code du numérique et, le cas échéant, de l'article 28 du RGPD : l'hébergeur et fournisseur de base de données ; le prestataire de services de paiement, lorsqu'un paiement en ligne est proposé ; le prestataire d'acheminement de courrier électronique ; le prestataire de messagerie instantanée. Ces sous-traitants ne sont pas autorisés à traiter les données pour leur propre compte ni à des fins autres que l'exécution de leur prestation.
Administration fiscale. Toute facture est normalisée auprès du système de la Direction générale des impôts préalablement à sa remise. Les mentions portées sur la facture, en ce compris les nom et adresse électronique du destinataire, sont transmises à cette administration. Cette communication procède d'une obligation légale et ne peut faire l'objet d'une opposition.
Autorités judiciaires et administratives. Les données peuvent être communiquées sur réquisition régulière, dans les cas et conditions prévus par la loi.
Les données sont hébergées auprès d'un prestataire d'infrastructure dont les serveurs sont susceptibles d'être situés hors du territoire de la République du Bénin. Un tel transfert est encadré par les articles 407 et suivants du Code du numérique et, lorsque le RGPD trouve à s'appliquer, par ses articles 44 et suivants.
Toute personne concernée peut obtenir communication des informations relatives à ce transfert, et notamment du pays d'hébergement, en écrivant à contact@roots.bj.
Les durées ci-après s'entendent à compter de la collecte des données, c'est-à-dire de la validation de la commande, de la réservation ou de la demande.
Base active — dix-huit (18) mois. Les coordonnées de la personne concernée — prénom, numéro de téléphone, adresse électronique, éléments d'une demande d'événement — sont conservées en base active pendant dix-huit mois. À l'expiration de ce délai, elles sont supprimées ou remplacées par un identifiant non signifiant ne permettant plus, à lui seul, l'identification de la personne.
Archivage intermédiaire — dix (10) ans. Les pièces à valeur comptable et fiscale sont conservées en archivage intermédiaire pendant dix ans, en exécution des obligations comptables et fiscales pesant sur Roots Inc. L'accès à cet archivage est restreint aux personnes qui en ont la charge.
La facture porte les nom et adresse électronique de la personne concernée, ou ceux de la personne morale désignée par elle. Elle est immuable : dès son émission, elle ne peut plus être rectifiée, et les mentions qu'elle comporte y demeurent pour la durée entière de conservation.
Preuve de la remise — dix (10) ans. Lorsque la personne concernée demande la remise de sa facture par voie électronique, une copie du message et de la pièce est conservée pendant dix ans à compter de la livraison, au titre des mêmes obligations. Cette copie comporte l'adresse électronique fournie. Une demande d'effacement ne s'étend pas à cette copie ; elle produit ses effets sur l'adresse figurant dans les autres fichiers, laquelle est effacée au plus tard à l'expiration du délai de dix-huit mois.
Registre de remise par messagerie — dix-huit (18) mois. Le numéro de téléphone communiqué aux fins de remise de la facture est conservé dix-huit mois dans le registre des envois, puis effacé. Seule la facture est conservée dix ans.
Roots Inc met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment : contrôle des accès selon le rôle et l'habilitation de chacun ; journalisation des opérations sensibles dans un registre en ajout seul ; chiffrement des échanges ; sauvegardes régulières ; minimisation des données collectées et cloisonnement des accès.
Conformément aux articles 438 et suivants du Code du numérique et, lorsqu'il trouve à s'appliquer, aux articles 15 à 22 du RGPD, la personne concernée dispose des droits suivants : droit d'accès ; droit de rectification ; droit à l'effacement, dit droit à l'oubli ; droit à la limitation du traitement ; droit à la portabilité des données qu'elle a fournies ; droit d'opposition, pour les traitements qui ne procèdent ni d'un contrat ni d'une obligation légale ; droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Modalités d'exercice. Les demandes sont adressées à contact@roots.bj. Roots Inc peut solliciter tout élément permettant de vérifier l'identité du demandeur lorsqu'un doute raisonnable subsiste.
Délai de réponse. Roots Inc répond dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prorogé de soixante (60) jours lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie ; la personne concernée en est alors informée.
Limite tenant aux obligations légales. Conformément à l'article 443 du Code du numérique, le droit à l'effacement ne s'exerce pas sur les données dont la conservation est requise pour le respect d'une obligation légale. La facture et la copie du message qui l'a remise demeurent en conséquence conservées pendant dix ans, nonobstant toute demande d'effacement. Cette demande produit l'intégralité de ses effets sur les autres données.
Réclamation. La personne concernée qui estime que ses droits ne sont pas respectés peut introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données à caractère personnel (APDP) de la République du Bénin.
Le site n'a recours à aucun cookie publicitaire ni à aucun traceur de mesure d'audience. Seuls sont mis en œuvre les dispositifs strictement nécessaires à la fourniture du service expressément demandé et à sa sécurité, notamment le maintien de la session le temps d'une commande. Ces dispositifs sont dispensés de recueil du consentement.
Les services ne sont pas destinés aux personnes âgées de moins de seize (16) ans. Conformément à l'article 446 du Code du numérique, le traitement des données d'un mineur de moins de seize ans requiert le consentement du titulaire de l'autorité parentale. Roots Inc invite ce dernier à se manifester à l'adresse contact@roots.bj s'il constate qu'un mineur a communiqué des données.
La présente politique est susceptible d'évoluer. Chaque version est datée ; seule la version publiée sur le site est en vigueur. En cas de modification substantielle, la version nouvelle est présentée à la personne concernée lors de sa commande ou de sa réservation suivante.
Roots Inc — 1526 N, Missékplé Ste-Rita, 10e arrondissement, Cotonou, République du Bénin — contact@roots.bj.
What we collect, why we collect it, how long we keep it, and the rights you can exercise.
Roots Inc · Version v2 — August 2026
This Policy informs data subjects of the processing of personal data carried out by Roots Inc in operating the Mi Roots website and application, in accordance with Law No. 2017-20 of 20 April 2018 establishing the Digital Code of the Republic of Benin, as amended, and, where applicable, Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016 (the “GDPR”).
It applies to any person who places an order, makes a booking, submits an event enquiry, or requests delivery of an invoice through those services.
The notices presented at the point of collection set out, in short form, the essential elements of each processing operation. This Policy is the second layer of that information: it develops what those notices state and is to be read together with them.
The data controller is Roots Inc, a sole proprietorship having its registered office at 1526 N, Missékplé Ste-Rita, 10th arrondissement, Cotonou, Republic of Benin, registered with the Trade and Personal Property Credit Register under number RB/COT/23 A 93585, tax identification number 0202345789483.
Point of contact for all matters concerning personal data: contact@roots.bj.
Roots Inc has not appointed a data protection officer. Data subject requests are handled at the address above.
Roots Inc collects only such data as is strictly necessary for the purposes pursued. No sensitive data within the meaning of Article 391 of the Digital Code is collected. No profiling and no decision based solely on automated processing is carried out.
Where processing rests on consent, that consent may be withdrawn at any time at contact@roots.bj. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before it takes effect, and has no bearing on processing founded on another legal basis, in particular processing required by law.
Personal data is not sold, leased or otherwise disclosed to third parties for commercial purposes.
Authorised personnel. Data is accessible only to those members of Roots Inc authorised by reason of their duties, and only to the extent those duties require.
Processors. The following act on behalf of and on the instructions of Roots Inc, on the terms of Article 424 of the Digital Code and, where applicable, Article 28 GDPR: the hosting and database provider; the payment service provider, where online payment is offered; the email delivery provider; the instant messaging provider. Those processors are not permitted to process the data on their own account or for any purpose other than performing their service.
Tax administration. Every invoice is normalised through the system of the Directorate General of Taxes before it is delivered. The particulars entered on the invoice, including the recipient's name and email address, are transmitted to that administration. This disclosure is required by law and is not subject to objection.
Judicial and administrative authorities. Data may be disclosed on proper legal process, in the cases and on the conditions provided by law.
Data is hosted with an infrastructure provider whose servers may be located outside the territory of the Republic of Benin. Any such transfer is governed by Articles 407 et seq. of the Digital Code and, where the GDPR applies, by Articles 44 et seq. thereof.
Any data subject may obtain the information relating to that transfer, and in particular the country of hosting, by writing to contact@roots.bj.
The periods below run from collection, that is, from confirmation of the order, booking or enquiry.
Active use — eighteen (18) months. The data subject's contact details — first name, telephone number, email address, particulars of an event enquiry — are held in active use for eighteen months. On expiry of that period they are deleted or replaced by a non-meaningful identifier which no longer permits, of itself, the identification of the person.
Intermediate archiving — ten (10) years. Records of accounting and tax significance are held in intermediate archiving for ten years, in performance of the accounting and tax obligations binding on Roots Inc. Access to that archive is restricted to those responsible for it.
The invoice bears the data subject's name and email address, or those of the legal person designated by them. It is unalterable: once issued it can no longer be corrected, and the particulars it contains remain on it for the whole of the retention period.
Proof of delivery — ten (10) years. Where the data subject requests delivery of the invoice by electronic means, a copy of the message and of the document is retained for ten years from delivery, under the same obligations. That copy bears the email address supplied. A request for erasure does not extend to that copy; it takes effect on the address held in other records, which is erased no later than on expiry of the eighteen-month period.
Messaging delivery register — eighteen (18) months. The telephone number supplied for delivery of the invoice is held in the delivery register for eighteen months and is then erased. Only the invoice itself is retained for ten years.
Roots Inc implements appropriate technical and organisational measures designed to ensure a level of security appropriate to the risk, in particular: access control by role and authorisation; logging of sensitive operations in an append-only register; encryption in transit; regular backups; minimisation of the data collected and segregation of access.
In accordance with Articles 438 et seq. of the Digital Code and, where applicable, Articles 15 to 22 GDPR, the data subject has the following rights: the right of access; the right to rectification; the right to erasure, known as the right to be forgotten; the right to restriction of processing; the right to data portability in respect of data they have provided; the right to object, as regards processing founded neither on a contract nor on a legal obligation; and the right to withdraw consent at any time, where processing rests on consent.
How to exercise them. Requests are to be sent to contact@roots.bj. Roots Inc may request such particulars as are needed to verify the identity of the requester where reasonable doubt remains.
Time for response. Roots Inc responds within thirty (30) days of receipt of the request. That period may be extended by sixty (60) days where the complexity or number of requests so warrants; the data subject is then informed.
Limit arising from legal obligations. Under Article 443 of the Digital Code, the right to erasure does not extend to data whose retention is required for compliance with a legal obligation. The invoice, and the copy of the message by which it was delivered, are accordingly retained for ten years notwithstanding any request for erasure. Such a request takes full effect on all other data.
Complaints. A data subject who considers that their rights have not been respected may lodge a complaint with the Personal Data Protection Authority (APDP) of the Republic of Benin.
The site uses no advertising cookies and no audience-measurement trackers. Only those technologies strictly necessary for the provision of the service expressly requested and for its security are used, in particular the maintenance of the session for the duration of an order. Such technologies are exempt from the requirement to obtain consent.
The services are not directed to persons under the age of sixteen (16). Under Article 446 of the Digital Code, processing the data of a minor under sixteen requires the consent of the holder of parental authority. Roots Inc invites that person to make contact at contact@roots.bj should they become aware that a minor has supplied data.
This Policy may be amended. Each version is dated; only the version published on the site is in force. Where an amendment is material, the new version is presented to the data subject on their next order or booking.
Roots Inc — 1526 N, Missékplé Ste-Rita, 10th arrondissement, Cotonou, Republic of Benin — contact@roots.bj.